Articolo a cura di Lilli De Liddo

L’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della pubblica amministrazione è stato introdotto per la prima volta nell’ordinamento italiano dalla legge del 24 dicembre 2007 n. 244, interpretativa del decreto 3 aprile 2013, n. 55 del Ministro dell’economia e delle finanze di concerto col Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione.

Tuttavia sono stati necessari gli intervenuti del Ministero dell’Economia e delle Finanze, con la circolare n.1/2014  del 31 marzo 2014 e dell’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 per chiarire alcuni punti sugli adempimenti correlati alla fatturazione elettronica nei confronti delle PA.

Inoltre è stato messo a disposizione degli operatori economici il sito fatturapa.gov.it/che rappresenta un valido supporto con informazioni sul Sistema di Interscambio, strumenti per controllare e inviare la fattura elettronica,  simulazioni norme e regole.

La circolare del Ministero chiarisce che esiste un periodo di transizione di tre mesi per le procedure di invio, verifica e pagamento delle fatture cartacee emesse prima del 6 giugno 2014, ossia fino al 6 settembre 2014, nel quale le amministrazioni interessate dall’obbligo sono tenute a procedere con i pagamenti mentre i fornitori non possono più emettere  fatture cartacee.  La ratio di questo periodo di transizione è da individuarsi nella necessità di tempi tecnici dovuti a: l’emissione, la spedizione e la ricezione della fattura, le dinamiche della procedura amministrativa di controllo di quanto esposto in fattura, confronti tra amministrazione e fornitore ed eventuale modifica della fattura.

Le fatture cartacee che non fossero ancora state pagate sono soggette alle norme vigenti in merito ai tempi di pagamento, per cui entro il termine di 30 giorni, le amministrazioni sono tenute comunque a concludere il procedimento, anche ricordando che il DLgs 231/2002 fissa in 30 giorni il termine ordinario per il pagamento delle fatture, con decorrenza dalla data di ricevimento della fattura, trascorsi i quali sono dovuti al creditore gli interessi moratori sull’importo dovuto, senza che sia necessaria la costituzione in mora.

Il giornalista de “ilfattoquotidiano.it” Marcello Adriano Mazzola ci ricorda la puntualità della pubblica amministrazione nel far fronte ai pagamenti dei debiti e così commenta questo intervento: “il sospetto che il complesso ed articolato sistema sia stato studiato ad hoc – per legittimare ancor di più i gravissimi ritardi nei pagamenti, che vedono già l’Italia tra gli ultimi posti in Europa, appena assoggettata ad una procedura d’infrazione – si traduce in certezza.”

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che “circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è, di per sé, il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione – bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o

un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo.

Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (es.: posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge”.

La normativa prevede che la fattura elettronica debba rispondere a 3 requisiti, che gravano sul soggetto passivo:

1. Autenticità dell’origine: cioè l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi.
2. Integrità del contenuto: cioè il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati.
3. Leggibilità: cioè la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo, ciò accade se il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa e se è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Il legislatore prevede che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.  L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.

L’iter della fattura elettronica

Chiarite le definizioni e i presupposti alla base della fatturazione elettronica, si procede con l’iter che segue il documento.

La fattura elettronica consiste in un documento in formato XML, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale. L’operatore economico è colui che effettua fatturazione elettronica verso un’Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio e può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario.

Le operazioni che l’Operatore Economico deve svolgere sono:

1. Predisporre la Fattura, secondo le istruzioni riportate sul sito a seconda che si tratti di un file FatturaPA, file archivio o file messaggio;
2. Firmare la Fattura tramite un certificato di firma qualificata;
3. Inviare la Fattura al Sistema di Interscambio (SdI), il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle entrate in collaborazione con SOGEI, in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti e inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Per l’invio è necessario l’accreditamento, che va effettuato sul sito ufficiale www.fatturapa.gov.it, nel quale è anche possibile monitorare la situazione delle fatture inviate.

Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema è consigliabile sottoporre il file FatturaPA a un verifica preventiva tramite l’applicazione Controlla la FatturaPA. Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell’errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato.Se il sistema non rileva errori, il documento viene inoltrato all’ufficio competente, verificando anche che tale ufficio sia registrato dell’Indice delle Pubbliche amministrazioni (l’obbligo per  gli uffici decorreva già da tre mesi precedenti la data del 6 giugno 2014.)

Il recente Decreto Renzi con l’art. 25 del recente DL 66/2014 ha stabilito che le fatture elettroniche emesse nei confronti delle PA, devono indicare anche:

• il Codice identificativo di gara (CIG), salvo gli specifici casi di esclusione della tracciabilità ex Legge n. 136/2010;
• il Codice unico di Progetto (CUP) per le fatture riferite a opere pubbliche, manutenzioni straordinarie, interventi finanziari da contributi comunitari nonché se previsto ai sensi dell’art. 11, Legge n. 3/2003

e che , in mancanza di detti codici, la PA non può effettuare il pagamento della fattura.

4. La ricezione da parte del SDI viene attestata al fornitore attraverso l’invio di una ricevuta che può avere un valore diverso in funzione dell’esito dell’inoltro all’ufficio interessato a seconda che si tratti di notifica di avvenuta consegna o  notifica di mancata consegna.

Entrambe le ricevute attestano l’emissione della fattura da parte del fornitore. In caso di motivazioni tecniche per il mancato inoltro è il sistema che si fa carico di segnalare all’impresa la necessità di modificare il codice identificativo dell’ufficio oppure richiederà di inviare la fattura con altre modalità.

L’auspicio è che questo intervento sia mirato ad aumentare la spesa pubblica, a creare e rafforzare i rapporti degli operatori economici con le pubbliche amministrazioni, a stimolare il nostro paese ad adattarci alle norme europee, senza incappare nella solita burocrazia italiana che blocca la ruota invece di velocizzare l’attività degli ingranaggi.